浅谈如何做好文书工作的保密管理

根据党和国家有关文书处理方面的保密规定，结合工作实际，我认为做好文书工作的保密工作在主要环节上，主要有以下八个环节：
      一、把好收文关。收文时，必须当面认真检查文件、信封的受文单位、密封标志、核对件数，核对无误后签收。文件签收拆封必须由专人负责。凡领导同志的亲收件，要送交本人或领导同志指定的专人代收代拆。
      二、把好文件登记关。在文书处理工作中，收文、发文、分送、传递、借阅、移交、销毁或存档等各个环节都应建立登记制度，做到事事有手续，件件有着落，使文件在收进发出、处理和运转的过程中，都有文字记载登记制度，这是建立完备的文件管理程序和使用手续的重要方法。登记的项目，一般包括收文日期、来文机关、文件字号、密级、文件标题、份数、收文编号等，需转发的文件应登记转出份数，自理份数。登记是文书工作中一项重要制度，要求一丝不苟，严格执行，不得错登、漏登。
      为什么要强调严格登记呢？这是因为登记有四个方面的作用：
      第一，依据凭证作用。文件一经编号登记，就上了“名册”，就好像人上了户口一样，有了合法依据，这也是检查密级文件安全责任的主要凭证，文书人员就将依照登记进行管理，避免混乱，这样有利于文件的管理和保密。
      第二，便于查找文件。科学的登记，是查找文件的索引，可以准确反映出文件的来龙去脉和运转过程。座落位置。
    第三，便于文件的清理、统计和催办。经常按登记清点文件，有利于掌握文件的承办情况，加强催办清理工作，防止拖拉积压和散失文件，有利于提高文书处理工作的效率和保证立卷归档文件的齐备完整。利用登记还可以统计出本机关发文和各来文机关在一段时间内的来文数字，便于研究的改进文书处理工作。
      第四，可以作为核对交接文件的凭据。文件登记就好像是帐簿，“收入”、“支出”、“库存”都要登记清楚。新老保密员交接时，要依据登记，逐件清点，做到帐物相符，履行签字手续。
      什么样的登记方法比较科学呢？由于各单位的情况不一样，各人的经验、习惯也不同，有的主张细分，有的主张粗分，细分到什么程度、粗分到什么程度 ，意见也不一致。根据我对文书保密检查的情况和对各种登记方法的对比，我认为：第一，收文登记的方法，应以登记在文书管理工作中的作用为出发点。科学的登记方法，应是便于文件的查找，清理和统计，那种不分来文单位，不分文件刊物的流水帐的登记方法，己被证明是不科学的。分户头登记已被证明是优越性的。第二，分户头登记应根据来文数量、来文单位、文刊种类等因素来确定，来文数量是基本因素，来文单位和文刊分开也是重要因素。根据过去的经验和当前的情况，县、团级单位一般宜按级别、按党政、按业务对口、按文刊分类立户为好。“按级别”即把中央、省、市、基层分开；“按党政”即把中央、国务院，省委、省政府，市委、市政府的文件分开登记；“按业务对口”即根据本单位的性质，把对口上级和对口下级的文件分开单独立户登记。收文登记簿一年度一本，总之，要有利于保密，又便于查找。
      三、把好会议文件关。不少会议文件涉密广、印得多、发得宽、管理差、漏洞多。另外，有些与会人员对会议文件的保密、重视程度也不够。重文件的利用，轻文件的管理。一些人随便乱扔乱放，会议文件丢失是时有发生的。还有一些人对需要清退的会议文件缺乏主动性，越是密级高，越是强调清退的，就越想散会后带回去，只考虑工作方便不考虑保密的需要。所以会议文件的保密工作比机关其它公文的保密更复杂、更细致。
      怎样才能把好会议文件关？我认为：第一、从保密角度看，在文件管理上，会议文件要与正式文件一样对待，会议文件的制发，也要有严格的发文编号和发出登记。第二、秘密文件发出要履行签字手续，由与会人员带回的文件，会议主办部门应向参加会议的单位发出《会议文件清单》，详细列出会议的所发文件目录，通知受文单位文书处理部门及时收缴登记，统一管理。与会人员应主动把文件交给保密员登记，保密员也应主动找与会人员收回文件。第三、重要的机密件一般不要发给与会人员带回，如果必须发给与会人员，应在会议结束前收回，并在文件上注明“会议后收回”的字样。切实搞好会议文件的保密工作，直接关系到国家秘密的安全，关系到国家的政治、经济和社会稳定的大局。因此，我们要把好会议文件关。
四、把好阅文关。在承办文件中，要按照阅文范围进行阅文，不能擅自扩大阅文范围，对于密级文件要严格控制阅文范围，秘密以上文件不能随便摘抄，必须要摘抄的要经领导批准，用保密记录本摘抄，并妥善保管。
      五、把好传递关。在传递文件过程中，不能办理与传递文件无关的事，特别是机要件，必须直接投送各单位保密室和有关负责人手里，不能投送给传达室等无关人员。我单位的秘急件传阅，有特定的文件夹，并随时有专人负责，这样能够保证密件不丢失。外出工作不要携带秘密文件，因工作需要必须携带时，一定要经过领导批准，并采取必要的安全保密措施。绝密件一律不准个人携带。
      六、把好借文关。文件借阅时，要履行审批和借文登记手续，未经批准，保密员不得擅自借出文件，借出去的文件要注意及时催退，定期归还。
      七、把好文件清退、销毁关。文件、电报、资料、刊物等，平时存放要有条理，要坚持一周一小清，一月一大清，年底要进行全面清理，凡发文机关规定要清退的文件，要按时如数清退。《条例》第17条规定：“文件的清退和销毁应建立严格的制度，一年至少清退一次，一般每年四月底以前将上年度的文件清退完毕”。在文件清退中如发现有短缺、丢失的要及时报告主管领导和发文单位以及保密部门，并及时追查处理，禁止将秘密载体作为废品出售。
      办理完毕的文书材料将转化为档案，起着记载事实、备作查考的作用。凡需归档的必须按规定，定期向档案室移交归档，并办理移交手续。这时的秘密文件将由动态的秘密转化为静态的秘密。秘密文件归档后有些已经解密了，有些还仍然有较高的密级，这时的保密工作是很容易被忽略的。秘密文件立卷归档后要建立查阅审批制度，属于国家秘密的或控制使用的档案材料未经有关部门批准不准复制。
      八、把好文件销毁关。各种文刊、资料、电报、除需要归档的外，多余的重份和没有存档价值的都要销毁。凡需销毁的文件，均需登记造册，经主管领导审查签字，监销人核对无误后才能销毁，个人不得自行销毁文件。市国家保密局《关于进一步加强文件资料的销毁管理工作的通知》衡保[2001] 3号对此作了严格的规定。文件销毁有三种方法：一是火焚。但注意不留残片，当全部化为灰烬后方能离开；二是直接送市国家保密局公文回收站；三是送造纸厂化浆。送造纸厂化浆的文件，装车前要打好捆或用编织袋装好，不要散装，要选派可靠人员压运，严禁无关人员介入，以防泄密。文件材料在化为纸浆前必须要有人守护。
以上十关，是文书保密人员必须做到的，如把好了这十关，就可以基本上杜绝文书在保密工作中的失泄密漏洞。