行政执法案卷指导意见书

塔城地区质监系统行政执法案卷评查

指导意见书

各县（市）局、地区稽查队、纤检所：

2008年7月19日至7月20日，地区质监系统完成了行政执法案卷互评工作。互评期间，依据行政执法案卷评查标准，分别对各单位提供的24个行政执法案卷进行了认真评查。为进一步提高执法案卷质量，有效促进行政执法规范化建设步伐，在汇总互评意见的基础上，结合行政法证据学原理，就行政执法文书制作过程中容易出现的问题，以及应当注意的事项进下予以明确，并提出统一的规范性要求，请各单位认真对照，以确保在行政执法过程中不断加以完善和提高。

一、案卷封面

（一）案由：×××+违法行为+案（注意同其他种类文书中案由的书写要求）

（二）保存期限：依据有关档案管理的要求，按照区局执法案卷保管年限的规定，立案案件中对于涉案金额不足5万元的，保管年限为5年；涉案金额大于5万元小于10万元的，保管年限为15年，涉案金额大于10万元的为长期保存。

（三）处理结果。此栏中的处理结果是指结案时的实际执行情况，对于纠正违法行为的措施，以及行为人未实际履行的部分不列其中。

二、现场检查笔录

（一）基本要求。全面、真实、客观记录检查现场与案件可能有关的事实；笔录空白处应当划“/”，并按照格式文本的要求填写，如“年龄”一栏应当填写其真实年龄，不应以“成人”代替；在对涉嫌违法的物品标识标注进行描述时，应当使用“标注内容为…”等字样。

（二）现场检查证据提取。现场检查时，应当及时提取与案情可能相关的所有证据材料（然后根据其证据力和证明力与案件关联程度筛选出有价值的部分），并将证据提取情况在现场检查笔录中加以初步反映，同时注意当事人签字确认。

（三）以下空白的问题。笔录制作完成后，在空白处应当加盖“以下空白”红色条形章（其他文书在需要时同此）。

（四）规范用语问题。在制作调查笔录时应当尽量使用规范性语言，如在笔录中登记的企业（或其他组织）名称同其营业执照或事业单位法人证明书中记载的名称应当完全一致，不得随意使用简称；描述产品名称时应当尽可能使用产品标准确定的名称，如PVC塑料窗（通常称为“塑钢窗”）；热水锅炉应当以兆瓦（MW）为单位，而不应以“吨”计。

三、证据提取单（证据）

（一）证据粘贴方法。对于收集到的相关书证材料在“证据栏”中粘贴，原则上一份单独的书证材料或一张物证相片粘贴在一份提取单上。

（二）书证情况说明。对收集的书证或物证相片都必须以简明的文字加以描述，物证相片还必须注明拍摄者、拍摄时间和拍摄地点，并有当事人签字确认。拍摄物证相片时可根据实际情况采取多角度拍摄，符加标尺（微距时）等方式，并要善于利用物证相片反映现场检查时的真实违法状态，如通过现场拍照反映出正在使用的锅炉、正在加工生产的车间现场等。

（三）书证收集。应尽可能收集原始书证，原始书证难以收集时可收集复印件，但必须加盖“与原件核对无误”红色条形章，并由提供者签字确认。

（四）证据力问题。提取的书证只有查证属实的情况下才具有法律意义上证据力，因此所有书证材料都必须经过提供者予以确认。如在网络查询系统收集到的有关材料只能作为调查工作的参考，以便于正确地采取进一步调查措施，而不能单纯地以此作为定案的直接证据。

四、调查笔录

（一）基本要求。细致、准确、精炼、严谨，注重抓住询问内容的关键点，事先可对调查的问题进行必要的设计，采取由浅至深，迂回问话的方式，在调查过程中侧重对当事人陈述的各环节与已收集到的物证、书证或其他证据进行印证，可以印证的便以有效证据确定下来；无法印证时，说明正是本案证据链条当中的薄弱点，调查人员应当以此为突破口开展更为深入的取证工作。

（二）确认问题。笔录制作完成后，应当场交被调查人人阅读无误后签字确认，并由被调查人在“被调查人对调查记录的意见”一栏中填写“以上笔录给我看过，和我所说一样”（检查笔录、调查笔录、告知书都应当有当事人的类似陈述内容）。

（三）调查技巧。按照行政法证据学的要求，通过利诱的方式获得的证据无效，因此执法人员在调查取证过程中应当进行规避，至少在调查笔录当中不应当反映出利诱的情节。

五、立案审批表

（一）案由。案件定性只能在集体讨论后才能最终确定，故在此之前涉及“案由”或违法事实初步定性时应规范描述如下：×××涉嫌+违法行为+案（注意同案卷封面和结案审查表的区别）

（二）立案时间。各执法机构应当建立内部管理制度，对执法检查后立案报批的时限做出具体规定，案情基本清楚且符合立案标准的，要及时报领导批准立案。原则上首次现场检查之日起3日内应当做出是否立案的决定。

（三）案件来源。原则上应当以行政机关的（专项）监督检查计划或当事人举报作为案件来源，并在立案审批表中注明。

（四）承办人意见。认为符合立案标准的，承办人必须在“承办人意见”中说明立案理由。如“×××涉嫌未取得工业产品生产许可证擅自生产销售×××，违反了《工业产品生产许可证管理条例》第五条规定，建议立案查处。”

六、封存通知书

（一）明确强制措施种类。现有的格式文书中同时并列了3种强制措施种类，实践中应当根据实际情况确定其中一种，对其余2种应当“/”去。

（二）封存理由。不得以“涉嫌质量问题”等为由采取强制措施。如在查处产品质量违法案件时，必须严格按照《产品质量法》的规定，只有在有证据证明违法事实存在或当事人举报的前提下，才能采取以上措施（经举报的必须要在案卷中符书面举报材料、电话记录或其他书面证明材料），否则此强制措施将被视为滥用职权。

（三）物品所有权。在采取强制措施时，首先要注意明确涉案物品的所有权人和物品持有人。

（四）在计量违法案件中的应用问题。对于已经发现存在或者可能存在违法使用（安装）计量器具的，应当依据《自治区计量监督条例》第22条规定，或其他计量法律法规的规定采取强制措施，以确保违法行为及时得以纠正和制止，执法机构可根据违法行为改正情况做出是否解除强制措施的决定。

（五）救济途径。《复议法实施办法》实施后，行政相对人如对具体行政行为不服的，在向上一级质量技术监督部门申请复议的同时，有权和向同级人民政府提出复议申请。故在封存通知书和行政处罚决定书当中应当明确告知相对人救济途径，否则将被视为违反程序正当原则。

七、解除封存通知书

（一）适用范围。此文书在事实清楚、证据确凿的前提下，认为已采取强制措施的物品依法不予没收时，对应封存通知出具的法律文书。

（二）后处理措施。对于解除封存的，除违法事实不能力外，在对涉案物品提出解除封存后处理意见后，应当有相关书面证据材料证明违法行为人是否履行义务。如对未经检定使用强检计量器具实施强制措施，在对其做出解封决定后，应当验证其改正情况，并将有效的检定证书或经确认的复印件作为案卷材料之一。

八、责令整改通知书

（一）适用范围。责令整改（或责令改正、责令限期改正等）不具有制裁性，不是法定的行政处罚种类，执法机构在事实清楚的情况下，，应当按照高效的原则，依据《行政处罚法》及时做出责令改正的决定。

（二）改正内容。在办理行政案件做出责令改正或类似处理决定时，应当明确告知当事人改正的具体要求和时限（必要时）。

（三）计量违法的适用。按照《行政处罚法》或相关计量法规的规定，在计量违法行为被以现时，应当制作责令改正通知书，及时下达责令改正的决定，并同封存通知一并使用。根据实际情况不能采取封存等强制措施，或采取强制措施后不利于违法行为及时得以纠正时，可直接下达责令改正通知书。

九、案件初审表

（一）案由。同立案审批表（注意“涉嫌”问题）。

（二）法律依据问题。在作出拟处理决定时，必须确保所适用法律的正确性和完整性。如在查办“3C”案件时，《认证认可条例》实施后，对于无证生产销售的处罚同《强制性认证管理规定》相应条款相悖，按照法律适用原则，应当适用前者。在完整性方面，就是要求适用法条中分列到款、项的，在作出拟处理决定、行政告知和作出处罚决定时不得缺项。

（三）责令停止生产的问题。责令停产停业是《行政处罚法》中法定的行政处罚种类，是针对违法行为比较严重的当事人克以较重的处罚措施，在下达处罚决定前必须依法告知当事人享有的听证权。在执法实践中要注意一些法律法规当中所谓的“责令停止生产”并非《行政处罚法》意义上的责令停产停业。如《产品质量法》49至52条当中的“责令停止生产销售”是指责令停止生产或销售法律禁止生产销售的产品，故应当以“责令停止生产（销售）不合格（或其他禁止性行为）产品”加以描述。另，《产品质量法》当中的“责令停止生产销售”不是法定的行政处罚种类，应当以“责令改正通知书”的形式要求违法行为人及时予以纠正，依法履行义务，而没有必要把此项在“行政处罚决定书”中加以体现（如《计量监督条例》中规定的“责令停止违法行为”是指执法机构在发现行为人有违法使用计量器具的证据时，及时以责令整改的方式要求相对人履行法定义务的行政行为，责令整改并没有克以当事人新的义务，因此不是具有制裁特征的行政处罚，故没有必要在处罚决定书中进行表述）。

十、委托书

（一）值得注意的问题。现行的行政程序法，包括最高院关于行政诉讼证据问题的司法解释中，均未对当事人（指与案件与利害关系的人）陈述（法定证据之一）或收发有关行政执法文书时，必须有法定代表人的书面委托做出具体而明确的规定。因此，执法实践中可根据实际情况酌定，当事人自认行为只能作为证据之一，在无法取得法定代表人委托的情况下，应当注重其他证据材料的收集运用和组合。

（二）委托书的使用问题。使用委托书时应当参照新文书式样制作统一的格式文本，对文书中的内容予以固定，明确委托权限，避免因委托事项表述不清而造成的不良影响。如“×××受×××委托办理本店日常业务”。

十一、案审记录

（一）参加人员。参加案审的人中包括主持人、出席人、列席人和记录人。前两类人员在描述其职务时，应当填写其在审委会当中的职务，不是行政职务，如主任委员、副主任委员或委员等；案件承办人员作为列席人参加会议，其职责是对案件调查和拟处理情况进行介绍。

（二）讨论程序。原则上按照主持人说明案审主题，承办人员介绍案件办理和拟处理意见，二审负责人发表审查意见，与会委员就违法事实认定、取证情况和有关问题同承办　人员质证，委员发表个人意见或提出其他处理建议，对作出的处理决定进行表决等程序进行。

（三）讨论重点。讨论时应当对案件办理过程进行全面审查，并在审理记录中加以反映，特别是对违法主体的确认，违法事实的认定和相关证据材料印证情况，违法所得的计算方法，自由裁量的幅度确定依据，行政处罚的法定依据和处罚程序问题，相对人纠正违法行为的主观和客观方面的实际表现等进行充分讨论和审理，并进行详实的记录。

十二、行政处罚告知书

（一）陈述申辩内容。在执法文书修订之前，仍继续延用现有“行政处罚告知书”。文书中行政相对人陈述申辩内容部分应当记录相对人对行政处罚情况的陈述申辩内容，不能以问答的形式记载谈话内容。

（二）听证前提。对于告知听证的法定前提之一的较大数额罚款仅指“罚款”这一特定的处罚种类，不包括没收违法所得等形式取得的财物价值。

（三）关于听证时效问题。现有行政法规范没有对当事人陈述申辩的时限作出明确规定，因此执法机构只要履行了告知义务即可。但对于听证有一个“三日”的时限问题，故不论当事人是否达到告知听证的标准（未达到法定前提的可不履行告知义务），或在陈述申辩过程中明确放弃听证权的，　原则上都应当在下达告知书3日后再下达“行政处罚决定书”（当事人提出异议需要重新组织案审的除外）。

十三、行政处罚决定书

（一）基本要求。在违法事实认定部分，应当注意对违法行为发生的时限进行必要描述，如“经调查确认，行政相对人+自××年××月××日至××年××月××日+具体违法行为”。

（二）签发批准。在行政处罚决定书副本（存案卷）适当位置应当有行政机关领导签字批准。

（三）救济途径问题。同“封存通知书”。

（四）法律依据。同“案件初审表”。

十四、罚没实物票据。按照《行政处罚法》和《质量技术监督罚没物品鼾和管理办法》的要求，在没收违法物品时，必须将“罚没实物票据”同“没收物品清单”同时使用。

十五、罚款收据。在处罚依据一栏中要写明适用法制依据的具体条款。

十六、送达回证。

（一）使用范围。所有带编号的对外文书都应当附送达证回证，“通知书除外”。

（二）注意事项。“送达方式”一栏应当按照法定形式规范填写（如：直接送达）；“送达时间”由当事人签收时自己填写，不得由执法人员事前代签。

十七、其他　

（一）页码问题。归档案卷每页右上角加盖红色数字印章（无明确规定，仅为统一规范格式）